Notion AI als Wissensdatenbank

Was kann Notion AI als Wissensdatenbank?

Notion AI ist die KI-Funktion des Arbeitsbereichs Notion. Viele Teams pflegen dort ohnehin Handbücher, Prozessbeschreibungen und Projektseiten. Mit Notion AI lassen sich an diese Inhalte Fragen in natürlicher Sprache stellen, statt Seiten einzeln zu durchsuchen.

Für den Einsatz als Wissensdatenbank zählt vor allem die Enterprise Search. Laut Notion findet sie Informationen aus dem Workspace und aus verbundenen Apps und beantwortet Fragen in Sekunden. Daneben nennt die Preisseite für den Business-Tarif den Notion Agent, der mehrstufige Aufgaben mit Notion, verbundenen Apps und dem Web erledigt, sowie KI-Meeting-Notizen.

Notion AI ist damit eine Möglichkeit, eine KI-Wissensdatenbank aufzubauen, wenn das Wissen schon in Notion liegt. Liegt der größte Teil in SharePoint oder Confluence, lohnt der Blick auf andere Werkzeuge; einen Überblick gibt die Seite zur Wissensdatenbank-Software.

Wie funktionieren Fragen an den Workspace?

Die Enterprise Search durchsucht laut Notion standardmäßig drei Bereiche: den Notion-Workspace, die über AI Connectors verbundenen Apps und das Web. Sie können den Umfang einschränken, etwa die Websuche abschalten oder nur eine Quelle wählen, zum Beispiel nur den Workspace oder nur Slack. Eine Suche im Workspace lässt sich auf eine bestimmte Seite oder einen Teamspace begrenzen.

Nutzt die Antwort Inhalte aus dem Workspace oder einer verbundenen App, nennt Notion AI laut Hilfe immer die Quellen, damit Sie zum Original zurückspringen können. Über die Funktion „Kontext hinzufügen“ oder per @-Erwähnung geben Sie gezielt Seiten, Teamspaces oder Personen vor. Auch Datenbankansichten, Relationen und Eigenschaften kann die Suche einbeziehen.

Als Sprachmodell wählt die Einstellung „Auto“ zwischen Modellen von OpenAI, Anthropic und Google. Notion weist darauf hin, dass manche Modelle nicht auf Workspace oder verbundene Apps zugreifen können und dann nur Informationen aus dem Web nutzen. Wie die Suche nach passenden Textstellen technisch abläuft, erklärt die Seite zu RAG.

Welche Connectoren gibt es?

Über AI Connectors holt Notion AI Wissen aus anderen Anwendungen. Für Drittanbieter-Apps braucht der Workspace laut Notion den Business- oder Enterprise-Tarif. Einrichten darf sie nur ein Workspace-Owner, der in der Ziel-App zugleich Adminrechte hat. Die Connectoren gelten für den ganzen Workspace und laufen weiter, wenn die einrichtende Person das Unternehmen verlässt.

Die Hilfe nennt einige praktische Grenzen. In der Regel erreicht ein Connector Inhalte, die bis zu ein Jahr vor dem Einrichten entstanden sind. Die erste Übernahme kann bis zu 36 Stunden dauern, neue Inhalte erscheinen nach bis zu drei Stunden in der Suche. Wird ein Connector getrennt, sind die Inhalte laut Notion innerhalb eines Tages gelöscht.

Einige Connectoren führt Notion als Beta. Prüfen Sie vor der Planung den aktuellen Hilfeartikel des jeweiligen Connectors, denn Umfang und Voraussetzungen unterscheiden sich je App.

Rechte und Datenverarbeitung

Notion AI beachtet laut Notion die bestehenden Berechtigungen. Nutzer erhalten keine Inhalte oder Antworten auf Grundlage von Ressourcen, auf die sie keinen Zugriff haben. Inhalte aus verbundenen Apps übernimmt Notion nach der Rechtezuordnung zwischen der jeweiligen App und Notion.

Zur Datenverarbeitung schreibt Notion: Weder Notion noch seine KI-Anbieter nutzen Kundendaten standardmäßig zum Training von Modellen. In den Tarifen Free, Plus und Business speichert der KI-Anbieter Daten bis zu 30 Tage und löscht sie dann. Im Enterprise-Tarif bieten die meisten Modelle Zero Data Retention; Modelle ohne diese Zusage sind dort standardmäßig aus.

Für die Suche erzeugt Notion Embeddings je Seite und speichert sie in einer Vektordatenbank, derzeit Turbopuffer, die laut Notion nach SOC 2 Type 2 geprüft ist. Nach dem Löschen einer Seite oder eines Workspace werden die Embeddings innerhalb von 60 Tagen entfernt. Wo die Verarbeitung stattfindet, regelt Notion über die Liste der Unterauftragsverarbeiter und den Auftragsverarbeitungsvertrag; beides sollte Ihre Datenschutzprüfung einbeziehen. Was Embeddings sind, erklärt die Seite zu Embeddings.

Welcher Notion-Tarif enthält Notion AI?

Notion bündelt die KI-Funktionen in die Tarife. Für den Einsatz als Wissensdatenbank mit verbundenen Apps ist laut Preisseite mindestens der Business-Tarif nötig. Free und Plus enthalten Notion AI nur als begrenzte Testversion; im Plus-Tarif lassen sich laut Preisseite einige Werkzeuge wie Slack und Google Drive anbinden.

Eigene Agenten, die Notion Custom Agents nennt, verbrauchen nach einer Testphase Notion-Credits. Rechnen Sie deshalb neben den Lizenzen je Mitglied auch mit nutzungsabhängigen Kosten, wenn Sie Agenten einsetzen. Eine Gesamtbetrachtung bietet die Seite zu den Kosten einer KI-Wissensdatenbank.

Die Preisseite nennt bis zu 20 % Ersparnis bei jährlicher Abrechnung, sagt aber nicht ausdrücklich, auf welche Abrechnungsart sich die angezeigten Monatspreise beziehen. Klären Sie das vor einem Angebot direkt mit Notion.

Wo liegen die Grenzen von Notion AI?

Notion AI hilft vor allem dort, wo Wissen bereits ordentlich in Notion gepflegt wird. Einige Grenzen nennt Notion selbst, andere ergeben sich aus dem Aufbau.

Für Unternehmen, deren Wissen über viele Systeme verteilt ist, lohnt der Vergleich mit Lösungen, die auf eine Unternehmenssuche über alle Quellen ausgelegt sind.

• Rechnen: Für komplexe Berechnungen sind Connectoren laut Notion nicht gedacht.
• Große Mengen: Viel Inhalt aus mehreren Apps fasst Notion AI laut Hilfe schlechter zusammen.
• Rückblick: Connectoren erreichen in der Regel nur Inhalte aus dem Jahr vor dem Einrichten.
• Verzögerung: Neue Inhalte aus verbundenen Apps erscheinen erst nach bis zu drei Stunden.
• Tarif: Connectoren zu Drittanbietern und Enterprise Search setzen Business oder Enterprise voraus.
• Pflege: Veraltete oder doppelte Notion-Seiten landen genauso in den Antworten wie aktuelle.

Checkliste: Notion AI als Wissensdatenbank einführen

Ein Pilot mit einem Teamspace zeigt schnell, ob die Antworten taugen. Ein Beispiel wäre ein Kundenservice-Team, das Fragen zu Rückgaben und Garantien aus seinen Notion-Handbüchern beantworten lässt. Diese Schritte helfen beim Start.

Wenn Sie prüfen möchten, ob Notion AI zu Ihrer Systemlandschaft passt, können Sie Ihre Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen besprechen.

1. Bestand aufräumen

   Archivieren Sie veraltete Seiten und legen Sie je Thema eine verbindliche Seite mit verantwortlicher Person fest.

2. Rechte prüfen

   Kontrollieren Sie Teamspaces und Freigaben, denn Notion AI antwortet aus allem, was eine Person sehen darf.

3. Tarif und Daten klären

   Wählen Sie Business oder Enterprise und prüfen Sie Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragsverarbeiter und Speicherdauer.

4. Connectoren gezielt anbinden

   Verbinden Sie zuerst eine App mit klarem Nutzen, etwa Slack, und planen Sie die Übernahmezeit ein.

5. Antworten testen

   Stellen Sie typische Fragen mit Konten unterschiedlicher Rechte und prüfen Sie jede Quellenangabe.

Häufige Fragen