Wissensdatenbank-Software mit KI auswählen

Was ist eine Wissensdatenbank-Software?

Wissensdatenbank-Software ist ein Werkzeug, mit dem ein Unternehmen Wissen festhält, ordnet und wiederfindet. Klassische Vertreter sind Wikis, Dokumentenablagen und Wissensdatenbanken für den Kundenservice. Sie leben davon, dass Menschen Inhalte pflegen und andere sie über Navigation oder Stichwortsuche finden.

Mit generativer KI kommt eine zweite Ebene dazu. Beschäftigte stellen eine Frage in natürlicher Sprache, das Werkzeug sucht passende Textstellen in den freigegebenen Quellen und formuliert daraus eine Antwort. Das Verfahren dahinter heißt Retrieval Augmented Generation. Eine solche KI-Wissensdatenbank ersetzt die Pflege der Inhalte nicht, sie macht vorhandenes Wissen aber schneller nutzbar.

Die Begriffe Wissensdatenbank-Software und Wissensmanagement-Tools meinen im Alltag oft dasselbe; wie Unternehmen es organisatorisch einführen, erklärt der Leitfaden zu Wissensmanagement im Unternehmen; einen Vergleich aus Sicht der Organisation bietet Wissensmanagement-Software. Wichtiger als der Name ist, ob ein Werkzeug zu Ihren Quellsystemen, Ihren Rechten und Ihrem Betrieb passt.

Welche Kategorien von Werkzeugen gibt es?

Der Markt lässt sich grob in fünf Kategorien ordnen. Die Grenzen sind fließend, weil Anbieter Funktionen ergänzen. Die Einordnung hilft trotzdem, weil jede Kategorie andere Stärken und andere Fragen mitbringt. Eine Rangfolge ergibt sich daraus nicht; entscheidend ist, wo Ihr Wissen heute liegt.

KI im Wiki oder Arbeitsbereich setzt dort an, wo Teams ohnehin dokumentieren. Atlassian beantwortet in Confluence mit Rovo Fragen direkt in der Suchleiste, Notion bietet mit Notion AI eine Suche über Workspace und verbundene Apps. Details stehen auf den Seiten zur Confluence-KI und zu Notion AI.

Agentenbaukästen verbinden ein Sprachmodell mit mehreren Quellen und veröffentlichen das Ergebnis als Assistenten, etwa in Teams. Ein Beispiel ist Microsoft Copilot Studio, das unter anderem SharePoint, Dataverse und Connectoren als Wissensquellen nutzt.

Notizbücher über eigene Quellen arbeiten mit Dokumenten, die eine Person für ein Thema zusammenstellt. Google beschreibt sein Werkzeug NotebookLM, inzwischen Gemini Notebook genannt, als Recherche-Assistenten, der Antworten mit Verweisen auf die hochgeladenen Quellen gibt. Ähnlich arbeiten Assistenten in Chat-Werkzeugen, denen Sie Anweisungen und Dateien mitgeben; dazu gehört der Custom GPT in ChatGPT.

Selbst betriebene Plattformen laufen auf eigener Hardware oder in einer eigenen Cloud-Umgebung. Open WebUI etwa beschreibt sich als selbst gehostete KI-Plattform, die vollständig offline laufen kann und Modelle über Ollama oder OpenAI-kompatible Schnittstellen anbindet. Unternehmenssuchen schließlich durchsuchen viele Systeme gleichzeitig und ergänzen die Treffer um KI-Antworten.

Nach welchen Kriterien wählen Sie aus?

Funktionslisten der Anbieter ähneln sich stark. Fast jedes Werkzeug verspricht Suche, Zusammenfassungen und Antworten in natürlicher Sprache. Die Unterschiede zeigen sich erst bei fünf Fragen, die über den Alltag entscheiden.

Die folgenden Abschnitte behandeln jedes Kriterium einzeln, mit Beispielen aus der Herstellerdoku. Nehmen Sie diese Fragen in jede Anbieterdemo mit und lassen Sie sich die Antworten an Ihren eigenen Dokumenten zeigen.

• Rechte: Gelten die Berechtigungen der Quellsysteme auch für jede KI-Antwort?
• Datenhaltung: Wo liegen Kopien, Index und Eingaben, und wie lange?
• Schnittstellen: Welche Systeme lassen sich anbinden, und wie aktuell bleibt der Stand?
• KI-Suche mit Quellen: Nennt jede Antwort nachprüfbar, woher sie stammt?
• Betrieb: Wer pflegt Inhalte, verwaltet Zugänge und trägt die laufenden Kosten?

Rechte: Wer darf welche Antwort sehen?

Eine KI-Antwort darf nur aus Inhalten entstehen, die die fragende Person auch selbst öffnen dürfte. Sonst wird die Wissensdatenbank zum Umweg um Freigaben, etwa für Gehaltslisten oder Vertragsentwürfe. Die großen Anbieter beschreiben das ausdrücklich: Microsoft schreibt für Copilot Studio, dass der Agent bei SharePoint, Dataverse und Connectoren nur Inhalte zeigt, auf die die fragende Person Zugriff hat. Notion und Atlassian sagen dasselbe für Notion AI und Rovo.

Fragen Sie nach, wie die Prüfung abläuft. Copilot Studio kopiert hochgeladene SharePoint-Dateien zwar nach Dataverse, prüft aber laut Doku bei jeder Anfrage live in der Quelle, ob die Person die Datei sehen darf. Bei Notion werden Inhalte aus verbundenen Apps nach einer Rechtezuordnung zwischen App und Notion übernommen.

Die zweite Frage ist unbequemer: Stimmen Ihre Rechte heute? Viele Ablagen haben über Jahre zu weit gefasste Freigaben angesammelt. Die KI macht diese Lücken sichtbar, weil sie Inhalte findet, die vorher niemand gesucht hat. Prüfen Sie deshalb die Freigaben der Quellen, bevor Sie sie anbinden.

Datenhaltung: Wo liegen Kopien, Index und Eingaben?

Eine KI-Wissensdatenbank erzeugt neue Datenbestände: Kopien von Dokumenten, einen Suchindex mit Vektoren und Protokolle der Fragen. Copilot Studio legt hochgeladene Dateien laut Microsoft in Dataverse ab und erstellt dort Indizes und Vektor-Embeddings. Notion speichert Embeddings je Seite in einer Vektordatenbank eines Dienstleisters. Klären Sie für jedes Werkzeug, welche dieser Bestände entstehen und wo sie liegen.

Bei Cloud-Diensten verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten meist als Auftragsverarbeiter. Artikel 28 Absatz 1 DSGVO verlangt, dass Sie nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten; Absatz 3 verlangt einen Vertrag. Gehen Daten in ein Land außerhalb der EU, gelten zusätzlich die Bedingungen der Artikel 44 ff. DSGVO.

Achten Sie auch auf Speicherfristen bei den KI-Anbietern im Hintergrund. Notion schreibt etwa, dass der KI-Anbieter in den Tarifen Free, Plus und Business Daten bis zu 30 Tage speichert, während im Enterprise-Tarif die meisten Modelle keine Daten aufbewahren. Für die Sicherheit von Cloud-Diensten bietet der Kriterienkatalog C5 des BSI einen Anhaltspunkt: Anbieter lassen die Einhaltung von Wirtschaftsprüfern testieren, Kunden können die Ergebnisse in ihrer eigenen Risikoanalyse nutzen.

Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob ein Werkzeug für Ihre Daten zulässig ist, klären Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Schnittstellen: Welche Quellen lassen sich anbinden?

Wissen liegt selten an einem Ort. Prüfen Sie deshalb zuerst, welche Systeme ein Werkzeug anbinden kann, und dann, wie es das tut. Notion nennt Connectoren unter anderem für Slack, Microsoft Teams, Google Drive, SharePoint und OneDrive, Jira, GitHub und Salesforce. Copilot Studio liest neben Microsoft-Quellen auch Wissensartikel aus Salesforce, ServiceNow, Confluence und Zendesk ein.

Für den Alltag zählt die Aktualität. Copilot Studio gleicht hochgeladene SharePoint-Dateien laut Doku alle vier bis sechs Stunden ab. Bei Notion erscheinen neue Inhalte aus verbundenen Apps nach bis zu drei Stunden, und ein Connector erreicht in der Regel nur Inhalte aus dem Jahr vor dem Einrichten. Solche Details stehen selten auf der Produktseite, aber fast immer in der Hilfe.

Fragen Sie außerdem nach Grenzen bei der Menge. Copilot Studio erlaubt laut Microsoft höchstens 500 Wissensobjekte je Agent und fünf verschiedene Quellenarten gleichzeitig. Wer große Bestände anbinden will, sollte solche Grenzen vor der Entscheidung kennen.

KI-Suche mit Quellen: Lässt sich jede Antwort prüfen?

Sprachmodelle formulieren auch dann flüssig, wenn sie falsch liegen. Eine Wissensdatenbank im Unternehmen braucht deshalb Antworten, die ihre Quelle nennen, damit Beschäftigte mit einem Klick nachlesen können. Warum Modelle Fakten erfinden, erklärt die Seite zu KI-Halluzinationen auf kiagentensicherheit.de.

Die Anbieter lösen das unterschiedlich. Notion AI nennt laut Hilfe immer die Quellen, wenn es Inhalte aus Workspace oder verbundenen Apps nutzt. Rovo verweist in Confluence auf die verlinkten Quellen einer Antwort. Google beschreibt für NotebookLM Antworten mit Verweisen im Text auf die hochgeladenen Quellen.

Copilot Studio bietet eine Einstellung, die Antworten ohne Quellenbezug blockiert. Microsoft weist aber darauf hin, dass das Modell auch dann allgemeines Wissen mit den gefundenen Inhalten mischen kann. Ein Quellenverweis zeigt also, woher eine Antwort stammt; ob sie die Quelle richtig wiedergibt, prüft am Ende ein Mensch.

Betrieb: Wer pflegt das Werkzeug dauerhaft?

Nach der Einführung beginnt die eigentliche Arbeit. Inhalte veralten, Mitarbeitende wechseln, neue Systeme kommen dazu. Planen Sie für jede Quelle eine verantwortliche Person, die veraltete Dokumente archiviert und Freigaben aktuell hält, denn die KI antwortet aus allem, was sie findet.

Auch die Kostenmodelle unterscheiden sich. Manche Werkzeuge rechnen je Nutzer und Monat ab, andere nach Verbrauch, etwa Copilot Studio über Copilot Credits je Antwort oder Aktion. Selbst betriebene Plattformen sparen Lizenzen, verlangen aber Hardware, Updates und jemanden, der den Betrieb übernimmt.

Prüfen Sie schließlich die Verwaltung: Anmeldung über das zentrale Konto, Protokolle für Prüfungen und die Frage, wie Sie Daten beim Wechsel wieder herausbekommen. Diese Punkte entscheiden darüber, ob ein Werkzeug nach dem Pilot auch im Regelbetrieb trägt.

So wählen Sie Wissensdatenbank-Software aus

Ein strukturierter Ablauf verhindert, dass die Entscheidung an der besten Demo hängt. Die folgenden Schritte lassen sich in jedem Unternehmen anwenden.

Wenn Sie die Auswahl für Ihre Systemlandschaft durchgehen möchten, können Sie Ihre Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen besprechen.

1. Wissensquellen erfassen

   Listen Sie auf, wo Wissen heute liegt, wer es pflegt und wer es braucht, etwa Handbücher im Wiki und Verträge in SharePoint.

2. Fragen sammeln

   Notieren Sie echte Fragen aus dem Alltag, die die Software beantworten soll, und die Dokumente mit der richtigen Antwort.

3. Kategorie wählen

   Ordnen Sie Ihre Lage einer Kategorie zu: Wiki mit KI, Agentenbaukasten, Notizbuch, eigene Plattform oder Unternehmenssuche.

4. Kriterien prüfen

   Gehen Sie die fünf Kriterien mit zwei oder drei Kandidaten durch und lassen Sie sich Antworten aus der Herstellerdoku belegen.

5. Pilot mit echten Daten

   Testen Sie mit Ihren Fragen und Konten unterschiedlicher Rechte, ob Antworten stimmen, Quellen nennen und nichts Gesperrtes zeigen.

6. Betrieb festlegen

   Bestimmen Sie Verantwortliche für Inhalte, Zugänge und Kosten, bevor Sie das Werkzeug für alle freigeben.

Häufige Fragen